Não é raro encontrarmos clientes com dificuldades de acertar, logo de imediato, o briefing de seus projetos, apresentando aos fornecedores – de maneira clara – o escopo do trabalho a ser orçado. Estabelecer o objeto do orçamento, sem negligenciar todas as suas nuances, é condição básica para receber cotações mais assertivas. É a melhor forma de eliminar ligações, ou acionamentos repletos de dúvidas, e acabar com retrabalhos.
Nossa percepção é que escopos definidos de forma incompleta existem porque nem sempre a solução a ser contratada faz parte da rotina das áreas demandantes, ou até mesmo pelo fato dos departamentos de suprimentos não terem conhecimento aprofundado sobre demandas ambientais.
Mais do que utilizar um modelo padrão de mapa de compras é importante sempre considerar fatores qualitativos. Até porque novas tecnologias surgem o tempo todo, no mundo inteiro e quase em tempo real. Por isso, um processo de cotação “quadrado” normalmente não abarcará o que há de mais vanguardista no mercado.
Pensando nisso, montamos um passo-a-passo para justamente otimizar os processos de cotação. Essas dicas funcionam especialmente para projetos da área ambiental, mas também é possível replicar para outros segmentos. É simples: responda cada uma das perguntas e tenha seu escopo definido, com os objetivos explícitos de forma clara e concisa. Quer conferir? Acompanhe!
Descreva qual é o objeto da cotação, bem como a ação que seus fornecedores precisarão ter, ou seja, o que devem executar. Aqui os detalhes farão toda diferença! Defina se você precisa de uma Proposta Técnica, Comercial ou de Ambas. Essas informações se aplicam tanto para produto quanto para serviço.
EXEMPLO
Envio de proposta comercial e técnica de Sistema para tratamento de lodo industrial contaminado, com vazão de 20 m³/h. importante enviar também o fluxograma do processo.
Conte qual é o modo, a forma pela qual a ação deve ser executada, portanto, quais devem ser as características do produto ou serviço. Vale, inclusive, explicar os motivos de ser imprescindível a proposta estar nesse formato.
EXEMPLO
O sistema deverá ficar dentro da indústria, por isso é importante que ocupe pouco espaço e seja possível ampliar quando necessário.
Deixe explícito em que tempo a demanda deve ser atendida, ou seja, o prazo de entrega do item ou limite de conclusão de serviços. Caso não tenha, ou não saiba essa informação, comente que esse tópico será avaliado e passível de negociação.
EXEMPLO
Nosso objetivo é iniciar a operação em até 20 dias úteis. É importante destacar nas propostas os devidos prazo de entrega, instalação e treinamento, pois serão nossos funcionários que irão operar o equipamento.
O lugar de entrega ou de execução das atividades obviamente impacta, e muito, em qualquer orçamento. Mais do que detalhes do local, vale informar as condições da região ou eventuais entraves, tais como formas de envio, legislação, topografia, etc.
EXEMPLO
Estamos localizados em Águas Belas, na região do Vale do Ipanema – Pernambuco. Portanto, a entrega do produto deverá ser via rodoviário. Inclusive, pedimos que os custos de transporte já sejam inclusos e especificados.
Narre o motivo da solicitação de orçamento. Abasteça os fornecedores com dados relevantes para a precificação das propostas. Conforme o problema ou dificuldade apresentada normalmente há diferentes soluções disponíveis. Caberá, portanto, a cada fornecedor, com base nessas informações, oferecer o que melhor irá atender à essa demanda especificada.
EXEMPLO
Atualmente já temos uma centrífuga com vazão de 15 m³/h que tem suprido a necessidade, porém queremos investir em equipamento de última geração para ganharmos em escala de produção e reduzir o custo de energia, bem como o custo de manutenção.
Destaque o tipo de negociação, ou seja, a modalidade contratual desejada. E caso sua empresa exija uma determinada forma de pagamento, ou até mesmo tenha como pré-requisito saber quais impostos serão pagos, não hesite em já estabelecer essas informações como uma regra do processo. Assim, posteriormente você não perderá tempo negociando algo que é inegociável para a sua empresa.
EXEMPLO
É imprescindível destacar quais serão os impostos e respectivos percentuais.
Considerar como condição de pagamento faturamento sendo:
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30% na aprovação
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60% antes do projeto e instalação
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10% após instalação
Destaque o tipo de negociação, ou seja, a modalidade contratual desejada. Conte aqui suas regras de negócio que implicarão diretamente na escolha dos fornecedores e aproveite para fazer menção a todos os anexos que você está enviando.
Quais documentos precisam enviar? Haverá visita técnica? Precisam ter cadastro em alguma plataforma? Existem documentos, habilitações ou procedimentos de referência que precisam considerar e está sendo enviado por você?
EXEMPLO
Queremos o contrato na modalidade EPC – Engineering, Procurement and Construction (Engenharia, Projeto e Construção). No anexo estão descritos o limite de bateria (escopo do projeto). As visitas técnicas serão realizadas impreterivelmente em 5 dias úteis, a partir das 14h. Também é requisito o envio dos seguintes documento:
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Contrato social
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Referências comerciais e bancárias
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Habilitação técnica
Deixar claro o que será avaliado, além de gerar credibilidade no processo, dará o exato tom do que você deseja que os fornecedores tenham como foco nas propostas. Esse é o tipo de direcionamento que reforça a isonomia do processo orçamentário: o como serão julgadas as propostas.
EXEMPLO
Serão premissas de escolha do fornecedor a seguinte ordem de fatores:
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Preço
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Prazo de entrega
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Condições de pagamento
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E produtividade do equipamento
Por fim vale descrever e datar as etapas macro, tais como o prazo para envio das propostas que todos terão; quando serão feitas as devolutivas de quem ganhou; como será o feedback; etc.
EXEMPLO
Atenção aos prazos:
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Envio das propostas – 10 dias úteis a contar de hoje, até às 18h, via e-mail
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Devolutiva para o ganhador – 20 dias úteis.
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Demais feedback – 21 dias úteis.
Para garantir que você está fornecendo todas as informações necessárias para receber propostas comerciais “redondas”, peça para algum colega de trabalho ler o teu pedido de cotação para avaliar se faltam dados. E pronto! Assim, você terá tomado os cuidados mais relevantes para receber seus orçamentos totalmente prontos para você analisar e equalizar todas as propostas.