O gerente de SGI, Sistema de Gestão Integrada, Solimar Bruni fala sobre a auditoria interna aplicada por funcionários com rodízio mensal entre as áreas.
O que é o “Entre Áreas”?
É um programa de Auditoria Interna em que alguns funcionários foram treinados para auditar outras áreas da empresa sobre as atividades e entregas planejadas.
Qual o objetivo do programa?
O programa envolve todos os processos da Allonda de forma que sejam avaliados o planejamento x implantação. Tem como objetivo proporcionar a checagem da constância da aplicação dos procedimentos no dia-a-dia. Além disso, gera mais conhecimento organizacional entre os funcionários por estimular maior interação entre as áreas. Quando eu sei o trabalho do outro, eu entendo melhor suas atividades e me preparo melhor para poder ajudar e compreender suas dificuldades. Outros ganhos do programa “Entre Áreas” são: os gestores terão ainda mais controle do cumprimento das atividades sob sua gestão; será uma agenda de entregas que os funcionários irão consultar para garantir a efetividade de seu trabalho; e facilitará o treinamento de novos funcionários.
Quais são os resultados esperados?
Nível de atendimento entre o planejado x realizado superior a 90% das atividades que possuam entregas documentais. Mais do que uma avaliação, o programa “Entre Áreas” vai permitir que os processos estejam sempre antenados com suas entregas de forma que nada que seja crítico deixe de ser executado. Só podemos melhorar aquilo que conhecemos; e só conhecemos aquilo que medimos.
Por que o programa é relevante?
Os níveis de qualidade, saúde e segurança, meio ambiente e de responsabilidade social só serão atingidos e mantidos quando padronizamos um SGI em alto nível e garantimos seu controle e monitoramento de forma clara e transparente para todos os envolvidos. É por isso que o programa “Entre Áreas” é muito mais que uma simples auditoria interna. Através dele teremos um número representativo de funcionários envolvidos com o Sistema de Gestão que irão passar a ter a cultura de qualidade, meio ambiente, e segurança e saúde no trabalho. Naturalmente passarão a ser guardiões da conformidade. Passará a ser ainda mais relevante quando os resultados das auditorias externas não forem uma surpresa, pois já teremos diagnosticados e tratados os eventuais desvios existentes.
Serão quantas áreas e funcionários envolvidos?
A Allonda tem atualmente 15 áreas. Cada processo indicou um ou mais colaboradores, perfazendo um total de 35 colaboradores, envolvendo Matriz e Obras.
Serão quantas horas de auditoria interna em 2017 e em 2018?
Em 2017 serão 280 horas e em 2018 totalizará 840 horas de auditoria interna do programa “Entre Áreas”.
Quanto será o investimento financeiro da Allonda em 2017 e 2018?
Com base na média de salários dos envolvidos, somando a visão horas de treinamento dos auditores, a aplicação mensal das auditorias e a gestão do programa por parte do SGI, serão cerca de R$ 60 mil reais investidos no “Entre Áreas”.
Outras empresas possuem algum projeto parecido?
Não. As empresas certificadas possuem somente um programa de Auditoria Interna em que os processos são avaliados apenas em relação aos requisitos das normas certificadas, porém não com o método da agenda de tarefas e nem com a periodicidade mensal da Allonda.
Nossa concorrência tem algo parecido?
Nossa concorrência nacional ou internacional possui somente programa de Auditoria Interna anual ou semestral.
O que gostaria de acrescentar?
O que precedeu o “Entre Áreas”, e que é inédito em sistemas de gestão do mercado, foi a elaboração de uma Agenda de Tarefas feita pelas áreas da Allonda. As Agendas basicamente contemplam a descrição de todas as atividades, de todos os processos da organização, e são geridos mensalmente pelos responsáveis pelos departamentos. Será, inclusive, essas descrições que servirão de guia para os auditores do programa.
E, para encerrar, vale lembrar que todos os desvios detectados no programa “Entre Áreas” serão tratados em planos de ação sendo um esforço adicional para a melhoria contínua do SGI da Allonda.
